Ne birate računovodstvo. Birate partnera za miran san.
Ako planirate angažirati računovodstvenu agenciju, ovo je vodič s nizom pitanja koji će vas sačuvati od skupih pogrešaka.
1. Koliko klijenata imate u mojoj industriji?
Industrija u kojoj poslujete diktira ritam, zakonske specifičnosti i poslovne obrasce. Računovodstvo u građevini, trgovini ili IT-u ne podrazumijeva iste procese, dokumentaciju ni tempo.
Ako agencija već ima više klijenata u vašoj domeni, to znači da zna na što obratiti pažnju i gdje se najčešće rade greške.
Osim toga, agencija s iskustvom u vašem sektoru može vas unaprijed pripremiti na ono što slijedi – bilo da je to izvještaj za banku, porezna kontrola ili promjena regulative.
Ne uče na vama. Već znaju. A to vam štedi vrijeme i živce.
2. Kako izgledaju vaši izvještaji? Mogu li ih vidjeti?
Izvještaji nisu samo zbirka brojeva. Oni trebaju dati sliku poslovanja – jednostavno, jasno i bez prevodioca. Ako vam šalju gomilu tablica bez objašnjenja, to nije usluga – to je Excel dumping.
Zato tražite primjer stvarnog izvještaja. Provjerite je li strukturiran, sadrži li komentare, grafikone, tumačenja.
Dobar izvještaj treba pokazati što se događa i što bi trebalo mijenjati.
Bez toga – plaćate računovodstvo koje vodi vaše knjige, ali ne i vaše poslovanje.
3. Imate li interni Q&A i kako funkcionira?
Svi griješimo. Pitanje je samo tko to provjerava prije nego što ode u Poreznu upravu.
Interna kontrola kvalitete u knjigovodstvu nije luksuz – to je osnovna sigurnosna mreža.
Ozbiljna agencija ima sustav: checklistu, osobu zaduženu za reviziju, mehanizme za otkrivanje grešaka.
Ako vam kažu “naši ljudi su precizni” – to nije odgovor. Preciznost ne isključuje greške, ali kontrola ih umanjuje.
Pitajte konkretno: kako znate da je obračun urađen točno? Ako ne znaju objasniti – možda ni nisu sigurni.
4. Kako pratite promjene u zakonima i kako nas o tome obavještavate?
Propisi se mijenjaju često, i to ne samo Zakon o porezu na dohodak. Mijenjaju se obrasci, rokovi, porezni tretmani i način obračuna.
Ako agencija ne prati te promjene i ne obavještava vas na vrijeme – vi ste ti koji snosite posljedice.
Pitanje nije samo “pratite li promjene” već i kako.
- Imate li osobu koja to radi?
- Dobivamo li mailove ili pozive?
- Koliko brzo reagirate kad se nešto promijeni?
Dobar knjigovođa vas neće staviti u situaciju da nešto čujete tek kad stigne opomena.
5. Što se događa ako vas pozove porezna inspekcija?
Porezna kontrola ne mora biti drama – ali postaje drama ako nemate spreman odgovor.
Dobra agencija zna kako inspekcija funkcionira, koji dokumenti se traže, kako se komunicira i što ne treba reći bez konzultacije.
Ovim pitanjem ne ispitujete koliko su “čisti”, već koliko su spremni.
Tko vas tada zastupa? Dolazi li netko iz njihove agencije na teren? Imate li kontakt osobu ili čekate odgovor dok inspektor sjedi u vašoj firmi?
6. Tko će raditi na nama?
Nije rijetkost da vas na sastanku dočeka direktor s 20 godina iskustva, a vašim računom upravlja osoba koja je jučer došla iz škole.
To ne mora biti loše – ako junior ima podršku, nadzor i jasno definiran sustav rada.
Zato tražite jasno: ime, iskustvo i kontakt osobe koja će raditi na vašem slučaju. Ima li supervizora? Koliko tvrtki vodi paralelno?
Ako je osoba preopterećena ili bez nadzora – vi ste ti koji ostajete bez odgovora kada vam najviše trebaju.
7. Imate li iskustva s digitalnim poslovanjem i online naplatom?
Sve je više tvrtki koje prodaju online, ali ne znaju sve knjigovodstvene agencije knjižiti Paypal, tretirati naplatu iz inozemstva ili pratiti promet webshopa.
A kad Porezna to otkrije prije njih – kasno je.
Pitajte: imaju li klijente koji koriste slične alate kao vi? Znaju li rješavati neusuglašenosti tečajnih razlika? Imaju li sustav za uparivanje webshop transakcija?
Ako ne – bolje da to znate unaprijed.
8. Kako komuniciramo i koliko brzo odgovarate?
Jedna od najčešćih frustracija je čekanje. Pošaljete mail u utorak – do petka i dalje bez odgovora.
Pitanja ostaju neriješena, rokovi prolaze.
Zato ovo pitanje često pravi razliku između funkcionalne i disfunkcionalne suradnje.
Tražite konkretno:
- koliki je prosječan rok za odgovor,
- postoji li osoba za hitna pitanja,
- kojim kanalima komunicirate (mail, Slack, Viber, Teams).
Ako je sve neformalno i nedefinirano – prije ili kasnije ćete to platiti.
9. Radite li obračune i izvještaje za banke i tendere?
Banke traže posebne izvještaje za kredite. Fondovi traže predikcije. Tenderi dokumentaciju koja nije u redovnom obračunu.
Ako agencija zna kako to izgleda – dobit ćete dokument za dan. Ako ne zna – pisat ćete i ispravljati pet puta.
Ovo je ključno ako planirate širenje, kredit, investiciju ili apliciranje za EU fondove.
Agencija s iskustvom zna koji format koristiti, koje podatke traže institucije i kako vas prikazati u najboljem svjetlu.
10. Imate li reference klijenata koji mogu potvrditi kvalitetu?
Nema boljeg uvida od razgovora s nekim tko već radi s njima.
Reference nisu samo potvrda – već uvid u stvarnu kvalitetu usluge.
Drže li riječ? Javljaju li se kada je potrebno? Jesu li ikad izvukli klijenta iz problema?
