Kad birate računovođu, ne birate samo osobu koja će knjižiti račune, birate partnera koji čuva vaš miran san i štiti vaše poslovanje od kazni, grešaka i nepotrebnih troškova. Ako ste u nedoumici oko izbora agencije, ovih deset pitanja pomoći će vam da donesete pravu odluku i izbjegnete skupe pogreške.
1. Koliko klijenata imate u mojoj djelatnosti?
Industrija u kojoj poslujete određuje mnogo toga u računovodstvu. Knjigovodstvo građevinske firme nije isto kao za IT startup, obrt za usluge ili restoran u Zagrebu. Zato saznajte ima li agencija iskustvo s vašom branšom. Ako već vode nekoliko sličnih klijenata, znaju na što trebaju paziti i koje su najčešće zamke u toj djelatnosti.
Zašto pitati ovo?
Agencija koja poznaje vaš sektor neće „učiti na vama“ – već će vas unaprijed upozoriti na propise i izazove tipične za vašu industriju, poput Zakona o fiskalizaciji, PDV-a u ugostiteljstvu ili poreznih olakšica za IT sektor.
2. Kako izgledaju vaši izvještaji – mogu li vidjeti primjer?
Izvještaji su ogledalo vašeg poslovanja.
Dobar izvještaj mora biti jasan, pregledan i razumljiv i onima koji nisu financijski stručnjaci. Ako vam agencija dostavlja samo tabele brojeva bez objašnjenja, nećete znati što ti brojevi znače za vašu firmu.
Zatražite primjer izvještaja koji šalju klijentima, provjerite sadrži li objašnjenja, vizualne prikaze i ključne pokazatelje. Kvalitetan izvještaj nije samo forma, već alat koji vam pomaže da upravljate poslovanjem.
3. Imate li sustav interne kontrole kvalitete (QA)?
Svatko može pogriješiti, ali pitanje je, tko provjerava pogreške prije nego što završe u Poreznoj upravi ili FINA-i? Ozbiljna agencija ima sustav interne kontrole, poput principa „četiri oka“, gdje svaku prijavu provjerava druga osoba, ili internog revizora koji periodično nadzire rad knjigovođa.
Pitajte konkretno:
- Tko provjerava knjiženja i obračune?
- Koliko često se provode interne revizije?
- Kako se postupa ako dođe do pogreške?
Ako računovođa nema jasan odgovor, možda se previše oslanjaju na sreću, a premalo na sustav.
4. Kako pratite promjene u propisima i kako me obavještavate o novostima?
Zakon o računovodstvu, PDV, fiskalizacija, propisi se u Hrvatskoj redovito mijenjaju. Kao poduzetnik, teško da imate vremena sve to pratiti.
Zato vaš računovođa mora to činiti umjesto vas.
Ne pitajte samo „pratite li zakone“, već i kako:
- Imaju li osobu zaduženu za praćenje propisa?
- Koliko brzo reagiraju na izmjene?
- Obavještavaju li klijente e-mailom ili pozivom?
Računovođa koji vas na vrijeme upozori na promjene zakona, vrijedi zlata.
5. Što se događa ako dođe porezna inspekcija?
Porezna kontrola ne mora biti stres, ako imate podršku. Dobar računovođa zna što inspektor može tražiti, koje dokumente morate imati i kako se ponašati. Pitajte tko vas zastupa pred Poreznom upravom ako dođe do nadzora. Hoće li netko iz agencije fizički biti prisutan?
Imaju li iskustva u komunikaciji s inspektorima? Mnogi poduzetnici iz Zagreba naučili su na teži način da je neugodna inspekcija puno lakša kad uz sebe imate profesionalnog računovođu koji zna proceduru.
6. Tko će konkretno voditi moje financije i koje ima iskustvo?
Na početku često razgovarate s direktorom agencije, ali kasnije vaš račun vodi netko drugi.
Zato pitajte: tko će konkretno biti zadužen za vaš račun? Koliko godina iskustva ima i koliko klijenata trenutno vodi? Nije problem ako je to mlađa osoba, bitno je da ima nadzor i podršku iskusnijeg kolege. Ako ne znate tko vodi vaše knjige, lako se dogodi da komunikacija postane spora, a odgovori nejasni.
7. Imate li iskustva s digitalnim poslovanjem i online naplatom?
U Hrvatskoj sve više biznisa posluje online, webshopovi, freelanceri, izvoznici IT usluga.
No, nisu svi računovođe upoznati s pravilnim knjiženjem online naplata (PayPal, Stripe, Revolut Business, inozemne fakture i konverzije valuta).
Ako poslujete digitalno, pitajte imaju li iskustva s vašim načinom poslovanja i znaju li ispravno tretirati PDV za isporuke unutar i izvan EU.
Bolje je to znati unaprijed nego kasnije ispravljati pogrešne prijave.
8. Kako komuniciramo i koliko brzo odgovarate na upite?
Jedna od najvećih frustracija klijenata je, čekanje.
Pošaljete e-mail, a odgovor stigne tek nakon tri dana. To stvara stres i nesigurnost.
Zato na početku dogovorite očekivanja:
- Koliko brzo odgovaraju na upite?
- Ima li zamjene kad vaš kontakt osoba nije dostupna?
- Postoji li komunikacija putem digitalne platforme ili samo e-mailom?
Dobra agencija jasno komunicira i daje vam osjećaj da niste sami.
9. Nudite li podršku za financijske izvještaje i banke?
Kad tražite kredit ili aplicirate za bespovratna sredstva, trebat će vam posebni financijski izvještaji. Pitajte može li agencija pripremiti dokumente za banke, HAMAG-BICRO ili javne natječaje.
Neke agencije u Zagrebu nude i dodatne financijske analize, što vam može uštedjeti puno vremena i novca ako planirate rast.
10. Kako provjeriti zadovoljstvo klijenata agencije?
Najbolji uvid u rad agencije možete steći kroz reference i iskustva drugih poduzeća koja s njima surađuju. Ozbiljne agencije često na svojoj web stranici objavljuju izjave klijenata, studije slučaja ili recenzije koje mogu poslužiti kao pokazatelj njihove stručnosti i pouzdanosti.
Ako takve informacije nisu javno dostupne, možete zatražiti općenite primjere projekata ili suradnji (bez osobnih podataka klijenata). Na taj način dobit ćete dojam o kvaliteti njihova rada i načinu komunikacije.
Ovih 10 pitanja pomoći će vam da jasno procijenite ispunjava li potencijalni računovođa vaše kriterije. Ne bojte se pitati, dobar računovođa cijenit će vaš temeljit pristup.
Za dodatnu pomoć pri odluci, pročitajte i naš vodič Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju – vodič te tekst Red flags pri izboru računovodstva
A ako smatrate da je vrijeme za pouzdanog partnera, tu je Vizija Računovodstvo tim koji vašem poslovanju donosi sigurnost i mir.
