Možda imate preporuku.
Možda vam je netko poslao kontakt.
Možda ste pronašli tri web stranice i ne znate koju izabrati.
Bez obzira na to kako ste došli do liste potencijalnih agencija, sljedeći korak je ključan: kako procijeniti koja računovodstvena agencija je prava za vas?
Ova čeklista nije teorijska. Napravljena je na temelju stotina tvrtki koje su mijenjale knjigovodstvo – neke uspješno, neke s gorkim iskustvom.
Prije nego što počnemo – zašto čeklista?
Zato što se lako fokusirati samo na cijenu. Ili na to da je netko rekao da su “ok”.
Ali suradnja s knjigovodstvom traje mjesecima i godinama.
Greške se ne vide odmah. Međutim, kad se dogode, koštaju više nego što ste spremni platiti.
15 faktora koje trebate provjeriti prije nego što odlučite za određenu računovodstvenu agenciju
1. Nude li ugovor s jasno definiranim uslugama i obvezama?
Bez ugovora nema zaštite. Ako agencija izbjegava ugovor – bježite.
2. Tko vodi vaš račun? Junior, pripravnik ili senior?
Lijepa web stranica ne znači ništa ako vas vodi netko bez iskustva. Inzisitrajte da znate ime osobe koja je direktno odgovorna.
3. Koliko klijenata imaju u vašoj industriji?
Ako radite e-commerce, a oni uglavnom građevinu – to nije dobar znak.
4. Kako izgleda proces prijema novog klijenta?
Ozbiljne agencije imaju strukturiran proces: lista dokumenata, vremenski okvir, komunikacijski kanali.
5. Koriste li digitalne alate i softver za razmjenu dokumenata?
Viber + skeniranje računa nije sustav. Tražite platformu s pristupom, evidencijom i arhivom.
6. Koliko brzo odgovaraju na mailove i poruke?
Testirajte već u fazi upita. Ako im trebaju tri dana da odgovore dok se još niste ni dogovorili – što vas čeka poslije?
7. Imaju li pravne savjetnike u timu ili partnerstvu?
Ako imate zaposlene, ugovore ili prekogranične situacije, morate znati da netko pokriva i pravnu stranu.
8. Koliko puta godišnje vas proaktivno kontaktiraju s važnim informacijama?
Ne želite agenciju koja šuti dok ne pitate. Dobra agencija informira vas kad se nešto mijenja.
9. Educiraju li vas ili samo odrađuju posao?
Postavljaju li pitanja, daju li preporuke, objašnjavaju li zašto nešto treba? Ili samo prebace PPP-PD i doviđenja?
10. Postoji li jasan cjenik sa svim troškovima?
Skriveni troškovi su crvena zastavica. Pitajte: što točno dobivam za ovu cijenu i što plaćam dodatno? Neka isto bude definirano ugovorom
11. Nude li personalizaciju u skladu s vašim režimom rada?
Svaka tvrtka je drugačija. Agencija koja sve klijente stavlja u isti Excel – ne razumije posao.
12. Kako reagiraju kad se dogodi greška?
Ne daj Bože, ali dogodi se. Bitno je: priznaju li? Saniraju li? Preuzimaju li odgovornost?
13. Mogu li vas pratiti ako tvrtka naraste?
Ako sada imate 3 zaposlena, a planirate 10 – pitajte može li vas agencija pratiti skaliranjem bez promjene tima.
14. Imaju li preporuke odnosno reference koje možete nazvati?
Nemojte se sramiti tražiti kontakt druge tvrtke s kojom rade.
I nazovite ih.
Kratko, konkretno: jeste li zadovoljni?
15. Razumije li agencija vaše poslovne ciljeve, a ne samo propise?
Knjigovodstvo nisu samo brojevi. To je partner koji zna kamo idete i što želite postići. Ako to ne pitaju – neće vas ni podržati kako treba.
Kako koristiti ovu listu?
Uzmite tri agencije koje razmatrate. Provedite svaku kroz ovu listu.
Dajte svakoj ocjenu (DA / oprez / NE) za svaki kriterij.
Zatim usporedite. Bit će vam puno jasnije tko je stvarno spreman podržati vas, a tko samo lijepo izgleda na web stranici.
BONUS: Primjer mini tablice za uspoređivanje agencija
| Faktor | Agencija A | Agencija B | Agencija C |
|---|---|---|---|
| Ugovor | DA | DA | oprez |
| Odgovorna osoba | DA | NE | DA |
| Industrijska ekspertiza | DA | oprez | DA |
| Softverska podrška | oprez | DA | NE |
| Proaktivnost | NE | DA | DA |
| Transparentnost cijene | DA | DA | NE |
| Edukacija klijenta | oprez | DA | oprez |
| Reakcija na greške | ? | DA | ? |
| Kapacitet za rast | DA | DA | NE |
| Reference dostupne | DA | DA | NE |
Preporučujemo da napravite i vlastitu tablicu te dodate još faktora koji su vama važni.
Dakle, ne birate knjigovodstvenu agenciju da biste vi provjeravali svaki dokument. Birate je da biste se mogli posvetiti svom poslu.
Ali za to je potrebno povjerenje i sustav koji funkcionira.
Ova čeklista zato vam pomaže da prepoznate tko od agencija kandidata to zaista može isporučiti.
Pročitajte i:
