Vodič za profesionalce i menadžere
Izbor knjigovodstvene agencije jedna je od onih odluka koje ne djeluju hitno – dok to ne postanu. Kada vam zatreba izvještaj za banku, dokumentacija za reviziju, točan i pravodoban obračun PDV-a, ili netko tko će prepoznati da se u bilancama nešto ne slaže prije nego što to otkrije inspekcija – tek tada shvatite koliki je značaj tog partnerstva.
Ovaj vodič pomaže vam donijeti odluku informirano, sustavno i iz ugla tvrtke koja želi sigurnost, pregled i povjerenje u svoje financije.
Počnite od sebe. Definirajte vlastite potrebe.
Koliko zaposlenih imate, koji tip poslovanja vodite, koliko lokacija, koliko pravnih osoba, poslujete li međunarodno, koje standarde morate poštovati (npr. IFRS)?
Agencija ne može dobro raditi svoj posao ako nema jasnu sliku vašeg poslovanja. I ne može vam pomoći u razvoju ako joj ne date smjer.
Osim tehničkih podataka, razmislite i o organizacijskim vrijednostima koje očekujete: brzina odgovora, proaktivnost, poznavanje sektora, fleksibilnost u izvještavanju.
Kada to znate – znat ćete i što tražite.
Provjerite imaju li iskustvo s tvrtkama poput vaše.
Nisu sve agencije iste. I nisu svi klijenti isti. Knjigovodstvo za tehnološku firmu koja prodaje softver u deset zemalja potpuno je drugačije od knjigovodstva za građevinsku tvrtku, lanac restorana ili agenciju koja radi s freelancerima.
Tražite konkretne primjere. Ako imaju barem tri slične firme koje vode više od godinu dana – možete računati na iskustvo koje nije stečeno na vama.
Pitajte i kako se njihova usluga mijenjala dok su klijenti rasli. Agencija koja može pratiti razvoj pokazuje ne samo iskustvo već i sposobnost skaliranja.
Upoznajte osobu koja će raditi s vama.
Tko vas zaista vodi? To nije logo, nije direktor, nije web stranica. To je osoba koja odgovara na vaš mail u petak popodne.
Upoznajte tu osobu. Pitajte kako izgleda jedan radni mjesec, kako komunicira s klijentima, koliko klijenata paralelno vodi. Pitajte i kako rješavaju neslaganja, reklamacije, kontrole.
Ne tražite savršenog čovjeka – već profesionalca s procedurom iza sebe.
Agencija može imati odličan sustav, ali ako vaš operativni kontakt ne zna kako ga koristiti, imat ćete problem svaki put kad dođe do neslaganja. Profesionalna komunikacija mora biti dio paketa – ne privilegija.
Tehnologija i dostupnost podataka.
Nema opravdanja da ne znate stanje otvorenih stavki bez da šaljete mail. Dobra agencija:
- koristi softver koji daje pristup izvještajima u realnom vremenu,
- omogućava uvoz izvoda bez prepisivanja,
- ima sustav za razmjenu dokumenata bez slanja ZIP datoteka.
Ako vam knjigovođa treba da biste pročitali vlastite bilance – razmislite.
Provjerite i omogućuje li sustav različite razine pristupa za vaš tim (menadžeri, operativa, vlasnici). Transparentnost je bolja kada ne ovisi o jednoj osobi, već o postavljenoj strukturi prava i uvida.
Kontrola i sigurnost unosa.
Greške su dio svakog procesa. Profesionalnost je u tome da ih svedete na minimum. Pitanja za agenciju:
- Tko i kako provjerava unos?
- Koliko često se rade interne revizije?
- Dobiva li klijent uvid u analitike i ispravljene greške?
Ako sve ovisi o jednoj osobi – ovisi i vaša tvrtka.
Provjerite imaju li proceduru za prijavu grešaka, kao i interni checklist sustav koji osigurava da su svi procesi zatvaranja perioda odrađeni dosljedno. Bez toga ulazite u zonu rizika.
Razumiju li kako posluje vaša tvrtka?
Ne očekujte da agencija zna više o vašoj industriji od vas. Ali mora znati dovoljno da vas ne usporava.
- Ako ste IT firma – da zna tretirati licenčne prihode.
- Ako ste u maloprodaji – da razumije što znači dnevni promet s fiskalnih kasa.
- Ako poslujete s inozemstvom – da zna kako funkcioniraju devizne naplate, dokumentacija za izvoz i oslobođenja PDV-a.
Zatražite da vam opišu kako vode jednog klijenta iz slične branše – ne teorijski, već konkretan slučaj.
Tada ćete odmah znati govore li vašim jezikom ili računovodstvenim floskulama.
Upravljačko izvještavanje i podrška odlučivanju.
Knjigovodstvo nije samo zakonska obveza. Trebalo bi pomoći da vidite gdje ste.
Ako svaki put tražite poseban izvještaj “po timu”, “po trošku” ili “po klijentu” i za sve dobivate PDF – zapitajte se pomažu li vam ili vas samo evidentiraju.
Dobar partner pomaže donošenju odluka – ne samo evidentiranju prošlosti.
Pitajte ih mogu li predložiti strukturu izvještavanja koja olakšava praćenje ključnih pokazatelja. Neke tvrtke ne znaju što im treba dok ne vide primjere iz prakse. Tu agencija može dati dodatnu vrijednost.
Pripremljenost za kontrole.
Inspekcije se događaju. Kod manjih tvrtki često. Kod većih – gotovo sigurno. Pitajte agenciju:
- Koliko su kontrola prošli s klijentima u zadnje dvije godine?
- Kako se pripremaju?
- Jesu li prisutni na licu mjesta tokom inspekcije?
- Pripremaju li komentare i obrazloženja?
U kriznim situacijama se ne pravi strategija. Tada se vidi jeste li je imali.
Tražite i plan za interne kontrole i način ažuriranja dokumentacije u skladu sa zakonskim izmjenama. Prevencija je najjeftinija zaštita.
Fleksibilnost i skalabilnost.
Rast tvrtke znači više posla i više odgovornosti. Može li agencija pratiti kada:
- otvarate novu firmu,
- formirate holding,
- uvodite interni kontroling,
- ulazite u due diligence ili pripremu za investiciju?
Ako vas ne mogu pratiti dok rastete – morat ćete ih mijenjati kad vam najviše trebaju.
Pitajte i imaju li tim za složenije strukture i konsolidaciju. Ako su svi njihovi klijenti mikro – pitanje je hoće li znati podržati vas kada vaš obim naraste tri puta.
Povratna informacija, edukacija i razvoj.
Obavještavaju li vas kada se zakon promijeni? Pozivaju li vas na webinare? Šalju li mjesečne uvide, trendove, analize? Ako ste na istom informativnom nivou kao prije godinu dana – niste rasli zajedno.
Partneri koji ulažu u svoje klijente – zadrže ih dulje. I obrnuto.
Pogledajte i koliko ulažu u edukaciju svog tima. Ako operativci godinama nemaju dodatnu obuku – dobit ćete istu uslugu bez obzira na to koliko vaš biznis postane kompleksniji.
Evaluacija.
Napravite tablicu s kriterijima: tim, tehnologija, transparentnost, iskustvo, reagiranje u krizama, upravljački uvid, kontrola kvalitete, skalabilnost.
Dajte ocjene.
Ne birajte prema cijeni paketa. Birajte prema vrijednosti koju dobijete kroz godinu dana rada. Knjigovodstvo je svakodnevna odluka. Ne jednokratna.
Vizija računovodstvo surađuje s tvrtkama koje očekuju više. Ne u cijeni – već u kvaliteti suradnje.
Ako tražite partnera koji razumije kako izgleda odgovornost u financijama, kontaktirajte nas:
- Preuzmite vodič u PDF formatu “Pitanja koja treba postaviti svakoj knjigovodstvenoj agenciji”
- Pogledajte cijene i strukturu paketa
- Ili nas kontaktirajte putem forme za ponudu
Radimo s tvrtkama koje računaju unaprijed.
