Za mnoge poduzetnike u Hrvatskoj, a posebno u Zagrebu, izbor računovodstvene agencije ne čini se hitnim, sve dok ne postane neophodan. Mnogi ozbiljno razmišljaju o angažiranju računovođe tek kada zatreba važan financijski izvještaj, ili se na vrata pojavi Porezna uprava. Jedan naš klijent iz Zagreba naučio je to na teži način, loš računovođa zamalo ga je koštao visoke kazne zbog pogrešno obračunatog PDV-a. Tada je shvatio koliko je važno odabrati pouzdanu agenciju od samog početka.
Ovaj vodič pomoći će vam da tu odluku donesete promišljeno i informirano, iz ugla poduzetnika koji želi sigurnost, točnost i povjerenje u svoje financijsko poslovanje. U nastavku saznajte na što sve trebate obratiti pozornost kako biste pronašli najbolju računovodstvenu agenciju za svoje potrebe.
Definirajte potrebe svog poslovanja
Prvi korak je jasno definirati što točno trebate od računovodstvene agencije. Svaka je tvrtka drugačija, koliko imate zaposlenih, koja je vaša djelatnost, poslujete li samo u Hrvatskoj ili i s inozemstvom? Treba li vam samo osnovno knjigovodstvo ili i financijsko savjetovanje?
Agencija može kvalitetno raditi tek kad ima jasnu sliku o vašem poslovanju.
Razmislite i o načinu suradnje, očekujete li brze odgovore, proaktivan pristup, fleksibilne izvještaje prilagođene vašim potrebama? Kad jasno definirate kriterije, lakše ćete prepoznati agenciju koja ih ispunjava.
Iskustvo sličnih klijenata
Nisu sve agencije iste, kao što ni svi klijenti nisu isti. Računovodstvo za IT startup nije isto kao za građevinsku tvrtku, ugostitelja ili obrtnika. Zato provjerite ima li agencija iskustva s klijentima iz iste branše kao vaša.
Tražite konkretne primjere. Ako već vode nekoliko sličnih klijenata, manja je vjerojatnost da će „učiti na vama“. Ne ustručavajte se zatražiti i reference zadovoljnih klijenata, dobra agencija rado će vas povezati s nekim tko već koristi njihove usluge.
Također, provjerite može li vas pratiti u rastu. Hoće li agencija moći pratiti vaš razvoj kad tvrtka poraste, zaposli nove ljude ili počne izvoziti? Ako se mogu prilagoditi većem obimu posla, imat ćete mir i dugoročnog partnera.
Upoznajte osobu koja će stvarno raditi s vama
Nemojte zaboraviti da nećete surađivati s logotipom, nego s konkretnom osobom. Dogovorite sastanak s računovođom koji će voditi vaše knjige i provjerite njegovo iskustvo. Često na početku razgovarate s direktorom agencije, a nakon potpisa ugovora vaš račun preuzima junior, što nije nužno loše, ali to trebate znati unaprijed.
Pitajte: kako izgleda tipičan mjesec suradnje? Koliko klijenata vodi ta osoba? Kako komunicira i koliko brzo odgovara? Profesionalna komunikacija i jasna procedura nisu bonus, već osnovni dio usluge.
Ako već u startu primijetite nejasnoće, sporu komunikaciju ili izbjegavanje konkretnih odgovora, to je znak da potražite drugu agenciju.
Tehnologija i dostupnost podataka
U digitalnom dobu računovodstvena agencija mora koristiti suvremeni softver. Kao vlasnik tvrtke, trebali biste moći brzo provjeriti svoje financijsko stanje, bez čekanja i slanja desetaka e-mailova.
Pitajte agenciju koristi li moderne sustave (npr. Synesis, eRačun, Minimax, Pantheon) i omogućuje li vam digitalnu razmjenu dokumenata. Dobra agencija u Zagrebu danas radi potpuno online, od knjiženja računa do predaje obrazaca Poreznoj upravi i HZMO-u. Ako još uvijek morate nositi papire u ured, to je znak zastarjelih metoda.
Također, provjerite možete li kao klijent imati transparentan uvid u svoje podatke u svakom trenutku, i kada vaš računovođa nije dostupan.
Kontrola kvalitete i točnost
Greške se mogu dogoditi svakome, ali ozbiljna agencija ih svodi na minimum. Pitajte imaju li interne procedure kontrole kvalitete, tzv. princip „četiri oka“ svaku prijavu ili obračun provjerava još jedna osoba prije slanja Poreznoj upravi.
Ako sve ovisi o jednoj osobi bez ikakve kontrole, rizik od propusta je mnogo veći. Dobra agencija ima jasan proces interne revizije i protokol ispravka grešaka.
Razumijevanje vaše industrije
Računovođa ne mora biti stručnjak za vaš posao, ali mora razumjeti specifičnosti vaše branše. Ako ste IT firma, važno je da razumiju tretman naplata iz inozemstva i razliku između isporuka unutar i izvan EU. Ako imate restoran ili trgovinu, moraju znati sve o fiskalizaciji, evidenciji prometa i PDV obrascima.
Testirajte ih pitanjem: „Kako vodite klijenta koji posluje u mojoj djelatnosti?“
Ako dobivate nejasne ili preopćenite odgovore, to može biti znak nedostatka iskustva.
Više od knjiženja – savjetovanje i podrška
Kvalitetno računovodstvo nije samo puko knjiženje računa. Iskusni računovođa pomaže vam razumjeti što brojke znače i kako optimizirati troškove. Dobar partner ponudit će vam analize koje pokazuju gdje najviše zarađujete i kako se mijenjaju vaši troškovi, te vas na vrijeme upozoriti na moguće rizike.
Vizija Računovodstvo, primjerice, uz standardne usluge nudi i redovite mjesečne izvještaje te savjetovanja za male i srednje tvrtke u Zagrebu, što klijentima donosi veću sigurnost i manje stresa.
Spremnost na inspekcije i zakonske promjene
Porezne kontrole su realnost svakog poslovanja. Dobra agencija u Hrvatskoj mora vas znati pripremiti za nadzor Porezne uprave i znati koja dokumentacija mora biti spremna. Pitajte: hoće li vas netko iz agencije zastupati ako inspektor dođe u ured? Imaju li iskustva u komunikaciji s državnim institucijama? Također, važno je da prate sve izmjene zakona (npr. Zakon o računovodstvu, Zakon o PDV-u, Zakon o fiskalizaciji). Promjene su česte, a kazne visoke, zato želite partnera koji vas o svemu pravovremeno obavještava.
Prava računovodstvena agencija donijet će vam mir, uštedu vremena i sigurnost. Kad suzite izbor, ne ustručavajte se postaviti sva pitanja koja imate. U tome vam može pomoći i naš vodič 10 pitanja koja treba postaviti računovođi te tekst Red flags pri izboru računovodstva
Na kraju, sve se svodi na povjerenje.
Ako tražite iskusnog i pouzdanog savjetnika za financije svoje tvrtke, Vizija Računovodstvo stoji vam na raspolaganju. Posjetite našu stranicu i saznajte zašto brojni zagrebački poduzetnici povjeravaju svoje knjige upravo nama.
