Izbor računovodstvene agencije na prvu se može činiti jednostavan, sve dok ne postane skup.
Mnogi poduzetnici u Zagrebu biraju računovođu na brzinu, oslanjajući se na preporuku poznanika ili najnižu cijenu, a tek kasnije shvate koliko ih takva odluka može koštati.
Loš računovođa ne znači samo pogrešne brojke, on može ugroziti i vaše poslovanje, reputaciju i odnos s Poreznom upravom.
Ako još niste sigurni kako izabrati pravog partnera, pročitajte i naš vodič Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju – vodič, a u nastavku saznajte koje greške najčešće treba izbjegavati.
1. Birate samo prema cijeni
Trošak igra važnu ulogu, ali najjeftinije ne znači i najbolje.
Agencije koje nude „najpovoljnije“ usluge često rade bez detaljne analize poslovanja klijenata, koriste zastarjele alate i nemaju kapaciteta za brzu reakciju. Jedan zagrebački poduzetnik podijelio je iskustvo, „povoljna“ agencija ga je na kraju koštala kazne zbog nepravilno obračunatog PDV-a i zakašnjele predaje obrasca JOPPD. Sve to moglo se izbjeći uz iskusnijeg partnera.
Rješenje:
Zatražite jasan cjenik s popisom usluga. Ako agencija ne može objasniti što točno dobivate za ponuđeni iznos, to je znak za oprez. Bolje postaviti pitanja na početku, nego kasnije otkriti skrivene troškove ili manjkavu kvalitetu.
2. Ne provjeravate reference i iskustvo
Jedna od najčešćih pogrešaka je povjeriti financije nekome tko ne može dokazati iskustvo s poslovima sličnima vašem. Ako vodite obrt, IT firmu ili građevinsku tvrtku, provjerite imaju li iskustvo u toj djelatnosti, jer svaka ima svoje specifičnosti (od fiskalizacije do međunarodnih naplata).
Rješenje:
Zatražite reference i preporuke klijenata. Ugledna agencija neće skrivati svoje suradnje, naprotiv, ponosit će se njima. Provjerite koliko dugo posluju i imaju li registrirano sjedište u Hrvatskoj (npr. u Zagrebu), kao i jesu li članovi računovodstvenih udruga ili komora.
3. Ignorirate specijalizaciju
Velika razlika postoji između agencije koja „radi sve“ i one koja ima jasno područje stručnosti.
Ako ste startup, e-commerce trgovina ili imate zaposlene izvan Hrvatske, bolje je odabrati agenciju koja poznaje takve modele poslovanja.
Rješenje:
Pitajte konkretna pitanja koja otkrivaju specijalizaciju, poput:
- „Koliko klijenata imate u IT sektoru?“
- „Vodite li tvrtke koje posluju online?“
Odgovori će vam brzo pokazati razumije li agencija vaše poslovne potrebe ili samo daje općenite odgovore.
4. Ne inzistirate na ugovoru
Iznenađujuće mnogo tvrtki u Hrvatskoj nema formalni ugovor s računovodstvenim servisom.
Bez ugovora nemate definirane rokove, obveze ni zaštitu u slučaju nesporazuma. Sve ostaje na „povjerenju“, dok se ne dogodi problem.
Rješenje:
Ugovor o računovodstvenim uslugama mora biti jasan, ali ne i kompliciran.
Trebao bi sadržavati rokove dostave izvještaja, obveze svake strane, klauzule o povjerljivosti i mogućnost raskida. Ako agencija izbjegava potpisivanje ugovora, to je ozbiljan znak za uzbunu.
5. Ne provjeravate softver i način komunikacije
Ako vaš računovođa još uvijek koristi Excel tablice i razmjenjuje račune e-mailom, to nije dobar znak. Suvremene agencije u Zagrebu danas rade kroz digitalne sustave poput Minimax, Synesis ili eRačun, koji omogućuju automatsko knjiženje i brzu razmjenu dokumenata.
Rješenje:
Pitajte koji softver koriste i imate li kao klijent uvid u dokumente i izvještaje.
Također, dogovorite način komunikacije, putem e-maila, online platforme ili redovitih sastanaka. Ako komunikacija nije strukturirana, brzo dolazi do nesporazuma i kašnjenja.
6. Ne razmišljate o budućnosti
Agencija koja vam odgovara dok ste mali možda neće moći pratiti vaš rast.
Mnoge manje tvrtke kasnije zapnu jer im agencija nije mogla pružiti podršku u većem obimu poslovanja, npr. kod zapošljavanja, izvoza ili rasta prometa.
Rješenje:
Razmišljajte dugoročno.
Pitajte može li vas agencija pratiti kad se vaš broj zaposlenih udvostruči ili počnete poslovati izvan Hrvatske. Kvalitetan partner će imati iskustva s klijentima različitih veličina i prilagodljiv tim koji raste s vama.
7. Ne znate tko stvarno vodi vaše knjige
Na početku vas kontaktira iskusni računovođa, ali s vremenom komunikaciju preuzima pripravnik. Ako se osobe stalno mijenjaju, lako se dogodi da nitko više ne zna detalje vašeg poslovanja.
Rješenje:
Zatražite da vam se točno navede tko vodi vaš račun i tko je zamjena u slučaju odsutnosti.
U idealnom slučaju, to bi trebalo stajati i u ugovoru. Kontinuitet je ključan, ne želite svakih nekoliko mjeseci objašnjavati novom referentu tko ste i čime se bavite.
8. Ignorirate važnost proaktivne komunikacije
Računovođa koji samo „odrađuje“ knjiženje nije pravi partner.
Ako vas ne upozorava na promjene propisa, rokove i moguće kazne, vjerojatno ćete to sami platiti kasnije.
Rješenje:
Birajte agenciju koja vas aktivno informira o novostima, olakšicama i obvezama.
Dobar računovođa ne reagira tek kad se pojavi problem, on ga sprječava.
Računovodstvo nije samo vođenje papirologije, to je partnerstvo koje štiti vaš biznis.
Ako pogriješite u izboru agencije, posljedice možda nećete osjetiti odmah, ali kad dođu, bit će skupe. Zato birajte pažljivo. Pravi računovođa štedi vam vrijeme, novac i živce, a ne samo popunjava obrasce.
Za više korisnih savjeta pogledajte članke Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju – vodič i 10 pitanja koja treba postaviti računovođi
A ako ste spremni izbjeći sve navedene pogreške i želite pouzdanog partnera, Vizija Računovodstvo nudi stručan tim koji vaše poslovanje vodi profesionalno i transparentno.
