Mijenjanje knjigovodstvene agencije ne mora biti noćna mora. Međutim, bez jasnog plana to lako može postati.
U jednoj ruci imate gomilu razloga za odlazak:
- loša komunikacija,
- ponavljajuće pogreške,
- izostanak proaktivnosti,
- nemar.
U drugoj ruci imate neizvjesnost. Kako izgleda proces promjene? Koliko traje? Što sve može poći po zlu?
Dobra vijest je da prelazak s jedne knjigovodstvene agencije na drugu može biti brz, siguran i organiziran – naravno, ako znate redoslijed koraka i ako nova agencija zna svoj posao.
U nastavku donosimo detaljan vodič kako da obavite ovu tranziciju bez stresa i gubitaka, čak i ako ste prethodnu suradnju razvlačili dulje nego što ste trebali..
Kad je vrijeme za promjenu?
Promjena knjigovodstva ne događa se iz dosade. Događa se kad više nemate povjerenja u ono što dobivate.
Ako prepoznajete barem tri stavke s ove liste, vrijeme je za akciju:
- Niste sigurni da je sve prijavljeno na vrijeme
- Ne dobivate informacije o zakonodavnim promjenama
- Na svako pitanje dobivate odgovor: “moramo provjeriti”
- Ljudi se smjenjuju, a nitko vam ne kaže tko sada vodi vaš račun
- Počeli ste sami unositi stvari u Excel – za svaki slučaj
To onda nije suradnja. To je tehničko održavanje, a to nije dovoljno.
Što znači dobra tranzicija?
Uređena promjena knjigovodstva mora pokriti četiri stvari:
- Stanje – znate točno gdje ste stali
- Prijenos – imate sve što vam treba od prethodne agencije
- Preuzimanje – nova agencija ima strukturiran onboarding
- Zatvaranje – ne ostaje nijedan otvoreni rep koji se vuče
Ako bilo što od ovoga izostane, stvara se rupa.
Neke će biti odmah vidljive, neke tek za šest mjeseci. To će se, primjerice, dogoditi baš onda kad vas inspektor pita za knjige iz prethodne godine, a vi shvatite da ih nemate.
Prvi korak. Pribavite svu dokumentaciju
Bez obzira na to koliko je prethodna agencija bila loša, morate osigurati komplet:
- Glavnu knjigu
- Kartice konta
- Mjesečne i godišnje PDV prijave
- PD obrasce
- Salda konta kupaca i dobavljača
- Bruto bilancu
- Popis osnovnih sredstava
- Izvještaje o poslovanju (ako ih je bilo)
Ako agencija odugovlači s dostavljanjem, zatražite pisano. Ako i dalje ne dobivate ništa, nova agencija mora znati kako postupiti (postoje zakonski alati).
Drugi korak. Izaberite pravi trenutak za prelazak
Najbolji trenuci za tranziciju su:
- po završetku kvartala – sve se zatvori i nova agencija preuzima čisto stanje
- početkom mjeseca – da se fiskalni i operativni tokovi ne preklapaju
- po završetku porezne godine – naročito ako mijenjate pravni oblik
Ali nemojte čekati savršen trenutak ako već trpite štetu. Loš partner vas svakim danom košta više, čak i ako vam ne stižu izravni troškovi.
Treći korak. Proces s novom agencijom
Nova agencija bi trebala imati jasan plan za preuzimanje:
- čeklistu s dokumentima koje trebate dostaviti
- uvodni sastanak s osobom koja vodi vaš račun
- upoznavanje sa softverima i sustavima za razmjenu dokumenata
- definiranje roka do kada sve mora biti prebačeno
Ako vam nova agencija kaže “Samo vi pošaljite što imate, pa ćemo vidjeti…”, prekinite odmah. To znači da nemaju proceduru.
Četvrti korak. Pogreške koje rade firme
- Ne traže sve od prethodne agencije
Bez cijelog seta dokumenata, novi tim vas ne može ispravno preuzeti. - Pokušavaju raditi s dvije agencije paralelno
To uvijek vodi u konfuziju. Jedan unosi fakturu, drugi je ne vidi, vi gubite trag. - Ne definiraju datum od kojeg nova agencija preuzima
Mora biti precizno: od kojeg datuma prelazi odgovornost. Sve prije toga je stara agencija. - Ne provjeravaju poznaje li nova agencija specifičnosti poslovanja
Ako imate paušal, radite s inozemstvom ili vodite robu po kalkulaciji – postavite pitanja. Ne podrazumijevajte.
Što ako nešto ostane neobrađeno?
Nova agencija mora izvršiti početnu kontrolu stanja. Ako primijeti:
- nelogična salda konta,
- neusuglašene prijave i uplate,
- nepostojeće osnovne podatke…
…onda vas mora odmah obavijestiti i predložiti plan ispravka.
To se ne rješava u hodu. To se mora dokumentirati.
Koliko sve traje?
Ako se sve radi kako treba, tranzicija se može završiti za:
- 5 radnih dana pripreme
- 3 dana preuzimanja dokumenata
- 5–10 dana uhodavanja (prvi mjesec rada)
U idealnim uvjetima, za 3-4 tjedna možete imati potpuni prelazak.
Promjena knjigovodstvene agencije je poslovna odluka, a ne izlaz iz frustracije.
Ako napravite redoslijed kako treba:
- znat ćete što prepuštate,
- što preuzimate,
- i tko je odgovoran za svaki dio tranzicije.
Dobra agencija nudi vam strukturu. Ako ne znate odakle krenuti, zatražite od agencija da vam pošalju plan tranzicije. Ozbiljni će to već imati pripremljeno.
