U poslovanju koje se ubrzano digitalizira, jedna od ključnih odluka za poduzetnike jest odabir između cloud računovodstva i tradicionalnog knjigovodstva. Tradicionalno vođenje knjiga podrazumijeva metode koje su se godinama koristile, pohranu financijskih podataka lokalno (na papiru ili u programu na jednom računalu), oslanjanje na fizičku dokumentaciju i često osobnu komunikaciju s knjigovođom. Nasuprot tome, cloud računovodstvo koristi internetske tehnologije i omogućuje da se svi podaci drže na udaljenim serverima (u “oblaku”), dostupnima online u svakom trenutku. Ova dva pristupa bitno se razlikuju u svakodnevnom radu, pa je važno razumjeti prednosti i nedostatke svakoga od njih prije donošenja odluke. U nastavku uspoređujemo cloud i tradicionalno knjigovodstvo po ključnim točkama kako bismo vam pomogli odabrati opciju koja bolje odgovara vašim potrebama.
Što je cloud računovodstvo, a što tradicionalno knjigovodstvo?
Prije usporedbe, definirajmo ukratko pojmove. Cloud računovodstvo označava vođenje računovodstvenih poslova putem softvera koji se nalazi na udaljenim poslužiteljima, a korisnik mu pristupa preko interneta (obično kroz web preglednik ili mobilnu aplikaciju). Svi podaci, knjige, izvještaji, računi, pohranjeni su u digitalnom obliku u oblaku i ažuriraju se u realnom vremenu. Primjer cloud računovodstva bio bi korištenje modernog online programa gdje poduzetnik i računovodstveni servis unose i pregledavaju podatke na istoj platformi, bez potrebe za instalacijom programa na svom računalu.
Nasuprot tome, tradicionalno knjigovodstvo podrazumijeva “klasičan” način rada. Tu spada vođenje poslovnih knjiga na papiru ili u desktop knjigovodstvenim aplikacijama koje nisu povezane na internet. Često tradicionalno znači i da se dokumenti fizički razmjenjuju, primjerice, svaki mjesec nosite fascikl računa svom knjigovođi, on ih unosi u svoj sustav i potom vam (možda tek na kraju godine) daje ispisane financijske izvještaje. Podaci su obično lokalno pohranjeni, recimo na hard disku računala u računovodstvenom uredu, i nisu dostupni vama u svakom trenutku bez da pitate knjigovođu. Ovakav pristup funkcionirao je desetljećima, ali sa suvremenom tehnologijom postaje sve manje učinkovit.
Važno je napomenuti da cloud računovodstvo nije potpuno odvojen koncept od online računovodstva o kojem smo ranije pisali, zapravo, radi se o vrlo sličnom, čak istom principu (korištenje online softvera i pohrane podataka na udaljenim serverima). Cloud je samo popularan termin za tu online platformu koja pruža usluge računanja, pohrane i dostupnosti podataka putem interneta. U biti, cloud računovodstvo je moderni oblik digitalnog računovodstva. Sada, pogledajmo usporedbu po pojedinim aspektima rada:
Dostupnost i mobilnost podataka
Kad je riječ o dostupnosti financijskih informacija, razlika između clouda i tradicije je ogromna. Kod cloud računovodstva, dovoljno je imati internet vezu i vaše knjige su vam nadohvat ruke, na laptopu, tabletu ili mobitelu. Vlasnik tvrtke može na službenom putu provjeriti stanje potraživanja ili pregledati najnovije izvještaje, a da ne mora kontaktirati računovođu. S druge strane, kod tradicionalnog knjigovodstva, pristup podacima često je ograničen. Ako su podaci na računalu u uredu vašeg knjigovođe, vi do njih ne možete doći dok vam on ne proslijedi izvještaje. To znači manje transparentnosti i potencijalno kašnjenje u uvidu u kritične informacije.
Mobilnost je također na strani cloud rješenja, više niste vezani uz fizički ured. Pandemija i porast rada od kuće dodatno su pokazali vrijednost clouda: tvrtke koje su imale cloud računovodstvo mogle su nesmetano nastaviti s radom čak i kad nitko nije bio u uredu, dok su se one na tradicionalnim sustavima teže prilagođavale novim okolnostima.
Ažurnost i brzina obrade
Cloud sustavi osvježavaju podatke kontinuirano. Svaka promjena (npr. novi izdani račun, plaćeni račun ili proknjižena uplata) odmah se evidentira i reflektira u financijskim izvještajima. To znači da su podaci uvijek ažurni. Tradicionalno knjigovodstvo često radi u serijama, podatke unosimo periodično (možda jednom tjedno ili mjesečno) i izvještaji se izrađuju nakon obrade, što stvara vremenski jaz. U praksi, moguće je da u tradicionalnom pristupu knjige kasne za stvarnim stanjem; primjerice, sredinom mjeseca možda još nemate jasnu sliku prvih deset dana poslovanja jer nisu svi dokumenti uneseni. S cloud rješenjem, kako dokument nastane ili transakcija prođe, tako se i knjiži (bilo automatski, bilo brzim unosom jer su digitalni dokumenti odmah dostupni).
Brzina izrade financijskih izvještaja također je veća u cloudu, većina izvještaja generira se na zahtjev, bez čekanja da knjigovođa ručno zbroji sve stavke. To omogućuje brže donošenje odluka i agilnije financijsko upravljanje. Tradicionalni način može značiti da se ključne brojke saznaju tek naknadno, što ponekad može biti prekasno za pravovremenu reakciju.
Automatizacija i učinkovitost procesa
Već smo naglasili da digitalno računovodstvo donosi automatizaciju. U cloud okruženju, zadaci poput usklađivanja bankovnih transakcija, obračuna amortizacije ili pripreme poreznih obrazaca mogu biti djelomično ili u potpunosti automatizirani. Softver može imati predloške i algoritme koji obavljaju rutinske radnje bez ljudske intervencije, primjerice, automatski razvrstava troškove po kategorijama na temelju prepoznatljivog teksta na računu, ili šalje podsjetnik klijentu koji nije platio fakturu na vrijeme. Takve funkcionalnosti dramatično povećavaju učinkovitost računovodstva.
Kod tradicionalnog knjigovodstva, oslanjamo se na ručni rad i individualnu vještinu knjigovođe. Iako iskusan knjigovođa može odlično voditi poslovne knjige, postoji granica koliko brzo jedna osoba (ili tim) može obraditi podatke bez pomoći tehnologije. Automatizacija u tradicionalnom pristupu u najboljem slučaju postoji u obliku osnovnih funkcija unutar zastarjelog desktop softvera, ali te funkcije su ograničene u odnosu na mogućnosti modernih cloud aplikacija. U prijevodu, cloud omogućuje da se isti obujam posla obavi s manje utrošenog vremena i s manjom šansom za grešku, što tradicionalni pristup teško može parirati.
Točnost i mogućnost pogrešaka
Ljudski faktor najveći je izvor pogrešaka u računovodstvu, krivi unos broja, previd u računu, zaboravljena stavka. Cloud računovodstvo nastoji minimizirati ručni unos i ima ugrađene kontrole, što rezultira većom točnošću. Primjerice, ako pokušate unijeti zapis s neravnotežom (dugovna i potražna strana ne štimaju), sustav će to odmah signalizirati. Ili, ako unesete duplikat računa, dobit ćete upozorenje. Tradicionalni pristup više ovisi o tome da računovođa ili knjigovođa sam primijeti i ispravi pogrešku, što često dolazi tek kod kasnije provjere ili revizije. Nije da su cloud rješenja nepogrešiva (i dalje je važan nadzor stručnjaka), ali preventivne mjere su jače i standardizirane.
Također, kad do pogreške ipak dođe, lakše ju je ispraviti u digitalnom sustavu jer možete pratiti audit trail (trag izmjena), svaka promjena ostavlja zapis tko je i kada nešto unio ili izmijenio. U papirnatoj dokumentaciji ili starom softveru često toga nema; ako se nešto pogrešno proknjiži, ispravak može zahtijevati puno ručnog rada i ostavlja nejasan trag. Dakle, u smislu pouzdanosti podataka, prednost je ponovno na strani cloud knjigovodstva.
Suradnja i komunikacija
Suradnja između vas i vašeg računovodstva, ili unutar tima koji radi na financijama, znatno je lakša uz cloud. Kao što je spomenuto, više korisnika može istodobno pristupati sustavu s različitim ovlastima. Ako imate financijskog direktora in-house i eksternu računovodstvenu agenciju, oboje mogu raditi na istom skupu podataka bez slanja datoteka e-poštom ili korištenja USB stickova. Komentari, bilješke ili datoteke mogu se ostavljati direktno u sustavu uz određene transakcije, što smanjuje nesporazume.
Kod tradicionalnog modela, suradnja je više linearna, vi pripremite papire, predate ih računovođi, on ih obradi, pa vam javi rezultat. Ako trebate nešto ispraviti ili provjeriti, to ide putem telefona, maila ili fizičkog sastanka, što usporava tok informacija. Nema sumnje da se i u tradicionalnom modelu može ostvariti dobra komunikacija (ovisi o ljudima), ali tehnologija pruža alat da ta komunikacija bude brža i transparentnija.
Troškovi i ulaganja
Kada uspoređujemo troškove, moramo gledati ukupne troškove vlasništva (Total Cost of Ownership) za svaku opciju. Cloud računovodstvo obično funkcionira na temelju pretplate, mjesečnog ili godišnjeg plana koji plaćate za korištenje softvera, te eventualno naknade računovodstvenom servisu ako ga angažirate. Na prvu, nekima se može učiniti skupljim plaćati pretplatu neprestano, ali treba računati što se sve time dobiva: stalne nadogradnje, sigurnosne kopije, podrška i sl. Također, nema početne investicije u skupu opremu, dovoljno je imati standardno računalo i internet vezu.
Kod tradicionalnog pristupa, moguće je da ne plaćate softver u obliku pretplate, ali ste možda uložili u neku jednokratnu licencu ili koristite zastarjeli program. Tu su i skriveni troškovi: vrijeme koje vi ili vaši zaposlenici troše na ručne poslove (vrijeme je novac), trošak papira, tiska i arhivskog prostora za dokumente, pa čak i trošak eventualnih pogrešaka (koje mogu dovesti do kazni ili financijskih gubitaka). Ako imate interni server za računovodstveni program, tu su i troškovi održavanja te IT podrške. Sve skupa, tradicionalno knjigovodstvo može biti financijski neefikasno iako ne plaćate pretplatu, dok cloud model prelazi troškove u varijabilne (plaćate ono što koristite) i često optimizira poslovanje dovoljno da se pretplata višestruko isplati kroz uštede.
Naravno, treba uzeti u obzir i ljudski faktor troška: dobar računovođa potreban je u oba slučaja, bilo interno ili eksterno. Cloud ga neće zamijeniti, ali će mu omogućiti da radi brže i kvalitetnije. Tako bi, primjerice, jedan računovođa uz pomoć clouda mogao voditi više klijenata odjednom nego što bi to mogao klasičnim metodama, što dugoročno može utjecati i na cijenu usluge računovodstva na tržištu (postaje pristupačnije po klijentu).
Sigurnost i čuvanje podataka
Sigurnosni aspekt smo detaljno obradili u prethodnom članku o online računovodstvu, no ponovimo najvažnije kroz prizmu usporedbe: cloud rješenja nude visoku razinu sigurnosti podataka (šifriranje, backup, kontrolirani pristup), ali su podaci pohranjeni izvan vaše lokacije i vi se oslanjate na treću stranu za tu sigurnost. Tradicionalno rješenje znači da su podaci fizički kod vas ili vašeg knjigovođe, nitko izvana nema do njih pristup preko interneta, što eliminira neke kibernetičke rizike, ali uvodi druge. Primjerice, papirnate knjige ili lokalni disk nisu imuni na štete (požar, poplava, krađa) niti na pogreške poput brisanja podataka bez backup-a. Mnogi smatraju da je imati kontrolu “u svojim rukama” sigurnije, no to uvelike ovisi o tome kakve zaštitne mjere vi sami primjenjujete. Manja računovodstvena firma koja radi tradicionalno možda nema resurse za napredne sustave zaštite koje cloud pružatelj ima.
S druge strane, cloud zahtijeva povjerenje, birate provajdera kojem vjerujete da će čuvati povjerljivost vaših financija. Za većinu poznatih cloud platformi to povjerenje je opravdano jer im je ugled na prvom mjestu. Ako se ipak osjećate nesigurno, uvijek možete pitati svog pružatelja usluge gdje se točno čuvaju vaši podaci i tko ima pristup. Također, kompromis može biti hibridni pristup: neke tvrtke drže kopije ključnih podataka lokalno kao sigurnosnu mjeru, dok operativno rade u oblaku, tako u krajnjem slučaju imaju dupli backup (jedan kod sebe, jedan u cloudu).
Personalizacija usluge i korisničko iskustvo
Jedan aspekt gdje tradicionalno knjigovodstvo ponekad prednjači je osobni kontakt i osjećaj personalizirane usluge. Neki klijenti vole sjesti s računovođom, proći papire uz kavu i detaljno prodiskutirati brojke. Taj ljudski element može biti važan, pogotovo starijim generacijama poduzetnika koji su navikli na takav način rada i osjećaju veću razinu povjerenja kada nekoga poznaju osobno. Kod cloud računovodstva, suradnja je uglavnom virtualna, što nekima djeluje bezlično. Ipak, valja napomenuti da cloud ne isključuje osobni kontakt – vi i dalje možete imati sastanke licem u lice s vašim računovođom ako to preferirate, samo što to više nije nužno za odraditi posao.
Korisničko iskustvo u smislu jednostavnosti korištenja također se razlikuje: moderni cloud softveri ulažu puno u intuitivnost sučelja, pa poduzetnik lakše može pregledavati podatke bez stručne pomoći. Tradicionalni programi znali su biti dizajnirani primarno za računovođe, s manje pažnje posvećene prosječnom korisniku, što ih čini težima za samostalno snalaženje.
Što odabrati – usporedba u praksi
Na temelju svega navedenog, čini se da cloud računovodstvo ima pregršt prednosti u odnosu na tradicionalno knjigovodstvo: dostupnije je, ažurnije, učinkovitije, skalabilnije i često sigurnije uz pravilan pristup. Tradicionalno ima svojih aduta u vidu ustaljenih rutina i osobnog pristupa, ali ti aduti iz dana u dan gube na važnosti kako nove generacije ulaze u biznis i kako tehnologija postaje sastavni dio svakog procesa.
Ipak, izbor može ovisiti i o specifičnostima vašeg poslovanja. Ako poslujete u području s vrlo slabom internet infrastrukturom, možda ćete privremeno morati zadržati i offline kopije podataka. Ako imate djelatnost gdje se i dalje traže papirnati dokumenti (npr. određeni državni ugovori), tradicionalni elementi će se neminovno zadržati. No, u skoro svim slučajevima moguće je pronaći način da se benefiti cloud rješenja iskoriste, a da se pritom riješe praktični izazovi.
Primjerice, prijelazno rješenje može biti suradnja s računovodstvenim servisom koji već koristi digitalne alate, oni će za vas digitalizirati papire i voditi evidencije online, a vama po potrebi dostaviti i fizičke kopije za arhivu. Tako postupno ulazite u svijet digitalnog računovodstva uz podršku stručnjaka.
Zaključak
U dvoboju “cloud vs. tradicionalno”, moderna tehnologija svakako odnosi prevagu kada se gledaju mjerljivi pokazatelji produktivnosti i učinkovitosti. Cloud računovodstvo omogućuje bolju kontrolu nad financijama, štedi vrijeme i resurse, te otvara vrata ka potpuno digitalnom poslovanju. Tradicionalno knjigovodstvo, premda pouzdano u svom vremenu, sve više postaje ograničenje u svijetu koji traži brzinu i dostupnost informacija.
Za poduzetnike koji žele rasti i prilagoditi se budućnosti, ulaganje u cloud i online računovodstvene modele gotovo je imperativ. Naravno, prijelaz ne mora biti nagao, možete paralelno neko vrijeme voditi evidenciju i na stari i na novi način dok se potpuno ne uvjerite u prednosti. Ključno je educirati sebe i tim, te surađivati s partnerima koji razumiju i podržavaju takav način rada. Mnogi računovodstveni servisi, poput Vizije računovodstvo, već su uspješno implementirali cloud platforme i online računovodstvo za svoje klijente, kombinirajući stručnost u financijama s prednostima tehnologije.
Na kraju, bilo da ste već krenuli putem digitalnog računovodstva ili to tek planirate, važno je biti informiran. Predlažemo da pregledate i druge naše vodiče, primjerice, Online računovodstvo: prednosti i sigurnost pruža detaljniji uvid u benefite i zaštitu podataka u online okruženju, dok Digitalna transformacija računovodstva stavlja ovu temu u širi kontekst cjelokupne modernizacije poslovanja. Uz prave informacije, možete donijeti odluku s povjerenjem i zakoračiti u računovodstvo 21. stoljeća spremni na sve prednosti koje ono donosi.
