Poslovanje online kanalima postalo je novom normom, od prodaje i marketinga pa sve do financija. U računovodstvu, prelazak na online način rada znači da više nismo ograničeni na papirnatu dokumentaciju ili na računala unutar ureda. Online računovodstvo podrazumijeva korištenje internetom povezanih sustava i usluga za vođenje knjigovodstva i financija. To može uključivati korištenje cloud računovodstvenog softvera, slanje digitalnih računa i izvoda, te suradnju s eksternim računovodstvenim servisom putem web aplikacija. U praksi, online računovodstvo omogućuje da vi i vaš računovođa pristupate financijskim podacima bilo kada i bilo odakle, što donosi novu razinu fleksibilnosti. U nastavku donosimo ključne prednosti ovakvog modernog pristupa, kao i osvrt na sigurnosne aspekte koji zanimaju mnoge poduzetnike.
Koje su prednosti online računovodstva?
Implementacija online računovodstva donosi čitav niz pogodnosti za vaše poslovanje. Izdvojimo najvažnije prednosti online računovodstva i objasnimo zašto sve više tvrtki prelazi na takav način rada:
- Stalni pristup podacima i pregled u realnom vremenu: Uz online računovodstveni sustav, vaši financijski podaci dostupni su vam 24/7 putem interneta. To znači da u svakom trenutku možete provjeriti stanje računa, otvorene račune prema kupcima, obveze prema dobavljačima ili stanje blagajne, čak i kad niste u uredu. Nema više čekanja na mjesečne izvještaje; informacije o poslovanju dostupne su vam u realnom vremenu. Ova razina transparentnosti pomaže u bržem donošenju odluka. Na primjer, ako primijetite neočekivani pad priljeva novca, odmah možete reagirati i kontaktirati svoje računovođe, umjesto da to uočite sa zakašnjenjem.
- Lakša suradnja s računovođom (bez obzira na lokaciju): Online računovodstvo uklanja geografske barijere u komunikaciji. Vi i vaš računovodstveni servis možete raditi na istim podacima istovremeno, svatko sa svoje lokacije. Dokumenti se mogu razmjenjivati elektroničkim putem (e-mailom, kroz specijalizirane aplikacije ili čak putem mobilnih slikanja računa), što eliminira potrebu za fizičkim dostavljanjem papira. Primjerice, možete odabrati knjigovodstveni servis u drugom gradu ako vam više odgovara, jer online suradnja čini udaljenost nebitnom. Također, komunikacija se odvija putem emaila, chat aplikacija ili videopoziva, što štedi vrijeme u odnosu na klasične sastanke. Klijenti često ističu da im je ovakav način rada pojednostavio poslovanje, više ne moraju odvajati vrijeme za odlazak do ureda računovođe, već sve mogu obaviti digitalno.
- Automatizacija i ušteda vremena: Većina cloud ili online računovodstvenih programa nudi visok stupanj automatizacije procesa. Zadatci poput slanja ponuda i računa klijentima, knjiženja bankovnih transakcija ili obračuna plaća mogu se automatizirati ili bar značajno ubrzati. Na primjer, umjesto ručnog unosa izvoda, online sustav može biti povezan s bankom i automatski preuzeti transakcije svaki dan. Tako se štedi vrijeme i smanjuje opterećenje na osoblje, a računovođe mogu više vremena posvetiti kontrolingu i savjetovanju. Automatizacija također znači da ćete brže dobivati izvještaje – umjesto da knjigovođa ručno prikuplja podatke, sustav ih sam konsolidira i generira npr. izvještaj o dobiti i gubitku na klik. Ovo je veliki korak naprijed u odnosu na tradicionalno knjigovodstvo, gdje su takvi zadaci zahtijevali mnogo ručnog rada.
- Manje grešaka i veća točnost: Smanjenje ručnog unosa podataka donosi i manju vjerojatnost ljudskih pogrešaka. Kada se podaci sinkroniziraju automatski (npr. iz vaše fakturacijske aplikacije u glavnu knjigu), eliminiraju se greške koje se mogu potkrasti kod dvostrukog unosa istih informacija. Također, online sustavi često imaju ugrađene provjere, upozorit će vas ako neki iznos drastično odskače ili ako pokušate spremiti nelogičan podatak. Kao rezultat, financijski izvještaji dobiveni iz online računovodstva obično su precizniji. Naravno, računovođa i dalje pregleda i potvrđuje ključne stavke, ali uz podršku tehnologije rizik od pogreške je manji nego kod potpuno ručnog rada.
- Brža razmjena informacija i donošenje odluka: U digitalnom okruženju informacije teku brže. Kada je računovodstvo online, ažurirane informacije dostupne su svim ovlaštenim korisnicima čim se promjena dogodi. To znači da menadžment, financijski direktori ili savjetnici mogu dobiti potrebne podatke odmah, bez čekanja da im ih netko pripremi. Takva brzina protoka informacija znači da se i poslovne odluke mogu donositi brže. Primjerice, možete promptno odlučiti investirati u opremu jer vidite da imate dovoljno slobodnih sredstava na računu, ili obrnuto, zaustaviti određeni trošak kad uočite pad prihoda u realnom vremenu. Online računovodstvo, dakle, stvara jednu ažurnu “istinu” o financijama kojoj svi relevantni ljudi mogu pristupiti i reagirati na temelju nje.
- Smanjeni troškovi poslovanja: Iako se može činiti da je uvođenje novog softvera dodatan trošak (pretplate na cloud usluge i sl.), dugoročno online računovodstvo štedi novac. Prvo, nema više troškova printanja i skladištenja hrpe papira, većina dokumentacije je elektronička. Drugo, štedite na poštanskim i kurirskim uslugama jer dokumente ne šaljete fizički. Treće, efikasnije procesuiranje računovodstvenih zadataka može značiti i manje radnih sati potrebnih za administrativne poslove. Uz to, mnogi cloud alati rade na principu mjesečne pretplate, što eliminira velika početna ulaganja u skupi softver ili servere, plaćate samo ono što koristite. Tradicionalno knjigovodstvo može skrivati troškove u vidu neučinkovitosti (vrijeme izgubljeno na ručni rad) i ispisivanja dokumentacije, dok digitalni pristup te troškove reže.
- Jednostavna integracija s drugim sustavima: Moderni online računovodstveni programi često se mogu integrirati s drugim poslovnim alatima. Primjerice, povezuju se s aplikacijama za izdavanje računa, POS sustavima u maloprodaji, pa čak i s CRM sustavima. To znači da podaci teku automatski iz jednog sustava u drugi. Ako izdate račun u prodajnom sustavu, on se odmah može proknjižiti i u vašem računovodstvu. Takva integracija sprječava dvostruki unos podataka i daje cjelovit prikaz poslovanja na jednoj platformi. Za poduzetnika, to znači manje „ručne“ administracije i potpuniju kontrolu, možete na jednome mjestu vidjeti i prodaju i financije, bez potrebe da uspoređujete izvještaje iz više različitih programa.
Ukratko, online (digitalno) računovodstvo donosi agilnost i preglednost koja je bila nezamisliva u klasičnom načinu rada. No, uz sve te prednosti, prirodno je zapitati se kako stojimo sa sigurnošću podataka kada su financije u oblaku. U nastavku zato razmatramo sigurnosne aspekte i razbijamo najčešće mitove povezane s online računovodstvom.
Je li online računovodstvo sigurno?
Sigurnost podataka jedan je od glavnih upita i zabrinutosti kada se govori o prelasku na cloud i online servise. Ideja da povjerljive financijske informacije nisu pohranjene lokalno nego negdje na udaljenim serverima izaziva oprez, što je razumljivo. Međutim, činjenica je da su ugledne cloud platforme za računovodstvo izuzetno posvećene sigurnosti, često i više nego što to prosječna mala tvrtka može postići vlastitim resursima.
Evo nekoliko ključnih elemenata sigurnosti koje pružaju kvalitetni online računovodstveni sustavi:
- Enkripcija podataka: Svi podaci koji se prenose preko interneta (npr. financijski izvještaji koje pregledavate preko web aplikacije) bivaju šifrirani korištenjem snažnih algoritama. Enkripcija osigurava da, čak i ako netko presretne komunikaciju, neće moći pročitati osjetljive informacije bez odgovarajućeg ključa. Jednako tako, podaci pohranjeni na serverima često su šifrirani “u mirovanju”, što dodaje dodatni sloj zaštite.
- Sigurnosne kopije i oporavak: Cloud sustavi obično rade redovite sigurnosne kopije svih podataka. Za razliku od situacije kada podatke čuvate samo na jednom računalu u uredu (pa ste izloženi riziku kvara diska ili krađe računala), cloud pružatelji dupliciraju vaše podatke na više lokacija. Primjerice, ako jedan poslužitelj zakaže, drugi s identičnim kopijama podataka odmah preuzima funkciju, vi možda nećete ni primijetiti da je došlo do problema jer je vrijeme oporavka gotovo trenutno. Tako visoka razina redundancije praktično eliminira mogućnost trajnog gubitka podataka.
- Zaštita od neovlaštenog pristupa: Ozbiljne online platforme implementiraju višeslojnu sigurnost pristupa. Osim što korisnici trebaju lozinku (koja bi trebala biti jaka i redovito se mijenjati), često su dostupne i dvofaktorske autentifikacije, npr. uz lozinku morate upisati i kod poslan na vaš mobilni uređaj prilikom prijave. Administrator sustava (bilo s vaše strane ili od strane pružatelja usluge) može precizno definirati tko ima koje ovlasti, primjerice, vaše zaposlenike možete ovlastiti samo za unos računa, dok pregled cjelokupnih financija ima samo direktor. Tu su i napredni sustavi nadzora koji detektiraju sumnjive aktivnosti (poput pokušaja prijave s nepoznate lokacije) te vas mogu upozoriti ili privremeno zaključati račun dok se ne provjeri o čemu se radi.
- Ažurnost i sigurnosne nadogradnje: Cloud rješenja imaju tu prednost da se stalno nadograđuju. Timovi stručnjaka neprestano prate nove sigurnosne prijetnje (primjerice, pojavu nekog novog virusa ili metode hakiranja) i odmah izdaju zakrpe ako je nešto potrebno. Kao korisnik online sustava, automatski dobivate te najnovije sigurnosne nadogradnje, često i bez da primijetite. S druge strane, tradicionalno softver instaliran lokalno ponekad ostane zastario ako korisnik ne preuzme ručno nove verzije, što može otvoriti sigurnosne rupe. Dakle, online pristup osigurava da je vaša računovodstvena aplikacija uvijek ažurirana po najnovijim standardima zaštite.
- Usklađenost s propisima o zaštiti podataka: Renomirani pružatelji cloud usluga svjesni su svoje odgovornosti prema klijentima, stoga ulažu mnogo u ispunjavanje strogih sigurnosnih standarda. Mnogi posjeduju certifikate poput ISO 27001 (međunarodni standard za upravljanje sigurnošću informacija) i provode redovite vanjske provjere sigurnosti. Također, za korisnike u Europskoj uniji, cloud servisi prilagođeni EU tržištu poštuju GDPR regulativu, što znači da se vaši podaci obrađuju i čuvaju u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka. Uz takva jamstva, možete biti mirniji po pitanju privatnosti i povjerljivosti financijskih informacija.
Naravno, unatoč svim mjerama, valja reći da 100% sigurnost ne postoji ni u jednom sustavu. Ljudski faktor često je presudan: ako netko od korisnika ima slabu lozinku ili nasjedne na phishing prevaru i otkrije pristupne podatke, ni najjača enkripcija tu ne pomaže. Zato je važno da i vi kao korisnik primijenite najbolje prakse, koristite jake lozinke, ne dijelite pristupe neovlaštenim osobama, redovito osvijestite zaposlenike o kibernetičkim prijetnjama. No, gledajući objektivno, online računovodstvo uz pouzdanog partnera vrlo je sigurno. Često se kaže da su podaci u kvalitetnom datacentru sigurniji nego u registratoru na polici ili na računalu bez backup kopije.
Ako birate online računovodstveni program ili servis, napravite domaću zadaću: provjerite koje sigurnosne mjere navodi pružatelj usluge, gdje se čuvaju podaci (uglavnom birajte one koji drže podatke na poslužiteljima unutar EU zbog zakonske zaštite), te postoji li korisnička podrška koja vam može pomoći oko sigurnosnih pitanja. Dobre prakse i dobar izbor partnera recept su za bezbrižno online poslovanje.
Zaključak
Online računovodstvo donosi revolucionarne prednosti u agilnosti i efikasnosti financijskog upravljanja. Uz pristup podacima bilo kada i bilo gdje, bržu obradu putem automatizacije te poboljšanu suradnju, tvrtke mogu operativno i strateški profitirati. Istovremeno, unatoč početnim strahovima o sigurnosti, moderna online rješenja osmišljena su tako da čuvaju vaše podatke na vrlo visokoj razini sigurnosti, često višoj nego u tradicionalnim sustavima.
Za većinu poduzeća koristi online računovodstva značajno nadmašuju potencijalne rizike, pogotovo uz primjenu odgovarajućih sigurnosnih mjera. Ovo je korak u skladu s digitalnom transformacijom poslovanja koja zahvaća sve aspekte rada. Ako vas zanima šira slika ove transformacije i kako digitalno računovodstvo mijenja financijske odjele, svakako pročitajte naš članak Digitalna transformacija računovodstva. Također, možda se pitate kako se online i cloud rješenja uspoređuju s tradicionalnim načinom vođenja knjiga, odgovor smo pripremili u usporednom vodiču Cloud vs tradicionalno knjigovodstvo. Proučite i te članke kako biste dobili cjelovitu perspektivu te s povjerenjem zakoračili u svijet digitalnog računovodstva, znajući da su i prednosti i sigurnost na vašoj strani.
